社區大學行政人員應用資訊系統的落差與建議

剛剛和朋友聊到自己的夢想, 以前的我會希望能透過資訊系統的應用, 在社區大學或 NPO 減少行政人員的負擔, 但是這麼多年來, 看到大部份還是 Excel + Word 等方式居多, 於是開始想想這幾年的歷程:

1. 最早是在高雄市新興社大, 從 Excel 開始工作, 同事一直複製貼上, 而我開始自學 Access , 並於第二學期做出 Access 選課系統第一版, 現在來看, 只有資料庫正規化還算及格, 操作方面完全不及格. 而當時全國研討會時, 青草湖社大與國高有聯絡, 就曾經有社大提議是否要共用系統. (大概的印象)
2. 後來在屏東縣社大看到的系統, 是由一位教官提供, 與美濃相同, 也是以 Access 為主的系統.
3. 由於離開新興社大, 不過聽說教育局認為這是教育局財產; 為了避免權利問題, 所以就重寫了另外一套選課系統, 這次再多學了更進階的表單等用法, 寫成了 1.5 版, 大概提供新興社大與台南縣北門社大(後來升格為台南市)使用, 後來新興社大再複製給部落大學與社區型長青學苑用. (原本那套選課系統 1 版已經不再使用, 資料轉移到 1.5 版)
4. 再來就是去一般企業, 也稍微認識了導入系統流程.
5. 再到臺北市文山社大, 選用的是無為系統, 雖然使用的資源少, 不過有些表單客製與中文相容狀況, 問題點很小, 行政成本卻不小. 這套也用在北投社大, 永和社大, 新中和社大.
6. 在認識北市其他社大後, 也看到了大安社大與信義社大用的亞昕系統, 看起來也是頗完整, 但是仍看到社大行政人員花了不少時間整理紙本報名表, 以及輸入會計帳的動作.

最後還有中部跟北部其他社大系統, 其實大多很完整. 可是這麼多年來, 還是看到不少行政人員, 繼續使用者 Excel + Word , 套用一句資訊人員會說的話: " ERP 作不到的, Excel 都做得到", 就是指許多行政人員不喜歡用資訊系統, 而喜歡純手工的作法.
前幾天去一個協會做教用, 以及今天跟朋友聊了一下, 大概就幾點來分析看看: 社區大學行政人員應用資訊系統的落差與建議.

1. 資訊系統本身不能只當打字來看, 還要配合行政流程, 讓行政人員知道該在什麼階段, 利用資訊系統產出什麼資料, 所以行政人員需要認識各校所用的資訊系統. 這部份也往往受到社大人員流動的影響, 而造成新人尚未上手, 情急之下就先用 Excel 做, 久而久之就放棄了 ERP , 或者 ERP 與 Excel 打兩份資料.

2. 資訊系統更新費工與不彈性: 由於資訊系統往往是套裝方式提供, 即使有原始碼, 一般行政人員也無修改技術. 這常發生於社區大學接受政府單位補助, 而需要提供相關統計資料, 政府單位規格並不一致, 而需要重新統計. 當資訊系統無法配合, 行政人員就回到 Excel 自己跑統計.

3. 與第二點相近, 由於網路興起, 網路表單等功能更多樣化, 但資訊系統有既有的環境, 若要與網路銜接, 需要技術人員; 若只有資料匯入, 也需要校務系統有相關的匯入功能, 但許多系統並無相關的功能, 造成行政人員仍要靠各種方式收件, 再複製到資訊系統內.

所以如果要透過資訊化, 減少行政工作, 則大概需要這些步驟:

1. 對新進人員教用資訊系統:
a. 讓行政人員知道系統可以做到的程度, 與能夠產出的資料, 透過介紹, 讓行政人員覺得系統可以減化工作.
b. 說明資料架構與行政流程銜接部份.
c. 說明資料輸入注意事項.

2. 提升部份人員對於資訊系統的應用能力:
a. 在資訊系統未能修改時, 應有行政人員能處理將其他資料來源與系統銜接的能力.
b. 了解新需求, 流程異動等架構, 能與開發人員討論並請開發人員修改.

3. 各社大聯合建議主管機關制定標準:
a. 各社大間透過交流, 了解基本的教師/課程/學員架構, 與較有彈性的文化夜市/公民週/社區活動/社團活動.
b. 了解共通的項目, 討論必要的項目後, 建議主管機關. 以減少各單位要求的統計資料不一致的狀況. 資訊系統於這些部份也可以設計成一致, 其他部份再彈性選用.

4. 聯合開發系統:
a. 由於社大經費較少, 添購系統或聘用專職人力成本往往過高, 若有一定共識下, 可考慮聯合開發系統.

大概看到的狀況跟建議方向是這樣啦, 不過光建議方向的第一點, 就很需要克服了.... =.=