個人長期習慣用 Google 日曆, 公司則用 Outlook 郵件與行事曆功能, 而 Outlook 對外的限制不少, 反應速度也比較慢, 所以沒有使用其中一個當主力的打算; 但是重複建立"事件", 也很耗費時間成本, 所以這幾天練習子彈筆記時, 也一併整理公私行事曆分類的原則.
首先, 跟記事分開, 行事曆只記錄: 務必參與/出席的活動; 只有標題, 地點, 少數摘要, 不作為筆記用. (參考: 子彈筆記 與 行事曆 )
因為數位的行事曆可以虛擬出多本不同行事曆, 所以就先依性質區分出幾本:
- (私人)公司名稱: 先安排例行性上班時間, 再刪掉國定假日, 個人休假日等, 例如: 週一至五 8:00~17:00 ; 這項的意義只有"我應該在公司出現", 而不要再紀錄更細的開會等.
- (私人)義工行事曆: 當義工的單位, 固定排班的時間.
- (私人)財務: 以日為單位, 紀錄發薪日, 信用卡扣款日(提早約三天, 等收到信用卡帳單時, 再拉到自動扣款日那天.)
- (私人)其他已經確定的行程, 例如: 預約洗牙.
- (私人)有興趣但不確定的行程, 例如: 特定電視節目播放時段.
- (公司)個人行事曆: 因為郵件內附的會議邀請等, 以及定期活動, 如: 月會議, 月統計表整理時間.
- (公司)短期個人專案: 個人進行中的專案, 大約以半天為單位, 規劃可以進行的主題. (參考: 番茄時鐘 )
- (公司)差勤: 個人休假日, 國定假日等; 如果要安排會議, 可以快速檢視是否有空.
- (公司)重大專案活動: 不屬於個人專案, 但會影響整體部門的活動進度.
